kintone×Yoomで定型業務を効率化
業務効率化の重要性が高まってきている昨今、
皆さまのkintone環境では業務自動化ツールを導入されているでしょうか？
「この作業、もっと効率化できたらな…」と感じたことはありませんか？
業種や職種を問わず、毎日のように定型業務に時間を取られている方も多いと思います。例えば
- 売上の集計
- 週次報告書の作成
- 各種データの転記
などなど…一つ一つは何でもなくても、量が多かったり、ミスが許されない作業だったりすると、担当者にとっては大きな負担になってしまうこともあるかと思います。
業務自動化ツールを導入すると、このような日々の定型業務をツールにお任せして負担を軽減し、
業務効率化を図ることができます。
今回はkintoneはもちろん、その他の各種様々なクラウドツールに対応し業務の自動化を実現するYoomを利用し、
業務効率化の第一歩としてメール業務を自動化する方法をご紹介いたします。
自動化する業務内容
今回は、kintoneの予約管理アプリのレコードを利用し、
予約日の3日前にお客様へ予約確認のリマインドメールを自動送信するフローを作成します。
自動で起動してフローを開始してほしいので、
「特定のスケジュールになったとき」にフローを自動実行する機能を利用します。
この機能を利用すると、2時間ごと・毎日・毎週月曜など、
指定した日時になったときにフローが起動するよう設定することができます。
大まかな流れは以下のとおりです。
- 指定した時間になったときにフローが起動する
- kintoneのアプリからメール送信が必要なお客様のレコードを取得する
- （繰り返し処理）取得したレコードからデータを抽出する
- （繰り返し処理）メールを作成・送信する
kintoneアプリの準備
kintoneで以下のような予約管理アプリを作成しました。
「メールアドレス」をメールの宛先として、
「予約確認日」をメール送信を実行する日付として利用します。
「予約確認日」は文字列1行フィールドの自動計算機能を利用し、「予約日」フィールドの3日前の日付が自動で計算されるよう設定しています。
フローボットの作成
フローボットが起動する条件を選択する
まずはじめに起動条件を選択します。
今回は特定のスケジュールになったときに起動させたいため、「スケジュール」を選択します。
スケジュールの設定方法は「日付指定」「曜日指定」「Cron設定」の3種類です。
今回は「毎日AM10:00」に処理を開始させたいため、Cron設定を利用します。
Cron設定の詳細についてはこちらのCron設定の設定方法をご参照ください。
メール送信対象のレコードを取得する
次に、kintoneのアプリからメール送信対象のレコードを取得します。
対象レコードが複数件存在する可能性があるため、実行アクションは「複数のレコードを取得する（最大500件）」を選択しました。
「予約確認日」が処理を行う当日、かつ「キャンセル」にチェックが入っていないレコードを取得します。
繰り返し処理を設定する
取得したレコードを1件ずつ処理するため、繰り返し処理を設定します。
繰り返し処理の設定画面内で、後続処理で利用するフィールド値を選択することができます。
メール送信時の宛先に利用するメールアドレスのほか、メール本文内で利用する氏名などもここで取得しておきます。
メール送信処理を設定する
YoomではGmail、Outlookとの連携のほか、Yoomのメール送信機能を利用してメール送信処理を設定することができます。
Gmail、Outlookでは皆様がお持ちのメールアドレスから、
Yoomのメール送信機能ではno reply（返信不可）のメールアドレスからメールが送信されます。
予約確認の場合、お客様からメールに対する返信を受けるケースも考えられるため
今回はGmailを選択しました。
繰り返し処理の設定時に取得しておいた各フィールドの値を利用して宛先やメール本文を作成します。
出来上がったフロー
これですべての設定が完了しました。最終的にはこのようなフローができあがっています。
kintoneアプリにテストレコードを投入して実際の動きを確認してみます。
動作確認
予約管理アプリ内に予約日の異なる複数のレコードを作成しました。
「予約確認日」の値が動作確認を実施した日（2025/6/2）と等しく、かつ「キャンセル」の値が空のレコードのみメール送信の対象となります。
途中で止まることなく処理が実行できていることを確認しました。
送信されたメールがこちらです。
レコードのフィールドの値が本文中に組み込まれていることが確認できます。
業務効率化をお手伝いいたします
Yoomを利用してメール業務を効率化するサンプルを作成してみました。
弊社ブログではほかにもNotionへのタスク登録自動化や添付ファイル付きの問い合わせフォームの作成サンプルをご紹介しております。
メール配信やフォーム連携以外の活用方法も気になるけど、自分たちだけで構築できるか不安…
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という場合は、私共がお手伝いいたします。
JCSは、サイボウズ社とYoom社の公式パートナーとして、kintoneとYoomの導入およびサポートを行っています。
ご相談は無料で承りますので、kintoneとYoomの連携に興味がございましたら、お気軽にご連絡ください。