Yoomを使ってNotionやkintoneのデータ登録を自動化してみた！
Yoom（ユーム）はご存じですか？国産の業務自動化ツールとして徐々に注目を集めているサービスです。
アプリにデータを登録したり、承認依頼を出すなど、手動でやっているけどちょっと手間だな・・・というオペレーションを自動化することができます。
様々なクラウドツールに対応していて、kintone、Chatwork、HRBrainやスマレジなどの国産ツールはもちろん、Slack、Teams、GitHubやTrelloなどの海外ツールとも簡単に連携して、業務の自動化を進めることができます！
今回は、JCS DX推進グループでよく使っている、kintoneとNotionを使ったサンプルをご紹介します。
自動化する業務内容
お客様からの問い合わせ対応の流れを自動化してみます。
- お客様がWEBフォームから問い合わせを行う
- 見込み顧客としてkintoneの顧客データベースに登録する
- 問い合わせ対応のタスクをNotionのタスク管理ボードに登録する
業務や用途、チームによってクラウドサービスをうまく使い分けることが増えています。ただ、複数のサービスに情報を振り分ける手間も増えていたりはしませんか？そういった課題解決のサンプルになります。
下準備
Yoomでフローを作るための下準備として、まずkintoneに簡単な顧客管理アプリを作成します。
次に、Notionにも空っぽのタスクリストを作っておきましょう。
画像を参考に用意してみてください。
まずは接続設定から
ここからはYoomの設定になります。まずはNotionとkintoneの接続情報を登録しましょう。
Yoomでは、つなぎたいサービスを選べば、簡単に接続できるようになっています。
この画像を見ていただくだけで、たくさんのサービスにつなげられることがわかりますよね。（私、少しワクワクしちゃいます）
いくつか入力項目がありますが、ヘルプページも用意されているので、接続は簡単にできます。
フローの起動条件になるWEBフォームを作成
接続設定ができたら、次はフローの作成です。
お客様からの問い合わせが起動条件になるので、「フォームに情報を送信したとき」を選んで作っていきます。
Yoomは一般公開可能なWEBフォームを作ることができます。お客様からの問い合わせに必要な、名前や企業名などが記載できるフォームを作ってみましょう。
お客様に使ってもらうWEBフォームの作成は、これだけで完了です。
問い合わせが来たらkintoneにデータを登録
次に、kintoneにデータを登録する設定を行います。
kintoneとつなげるのも簡単です。まずは、実行対象としてkintoneを選びます。
レコードの追加や更新などができますが、今回はレコード追加のアクションになります。
レコードを追加する際、先に作成したWEBフォームからデータを持ってくることができます。
WEBフォームに書かれた企業名を、kintoneアプリの企業名フィールドに登録・・・といった具合に、どのデータをどの項目に登録するかを選びます。
テストまでできるようになっていて、データ登録の成功や失敗が、設定しながら確認できます。
kintoneのアプリを見てみると、同じ内容でデータが登録されています！
これで、
- お客様がWEBフォームから問い合わせを行う
- 見込み顧客としてkintoneの顧客データベースに登録する
までが完成しました。
問い合わせ内容をNotionにタスクとして登録
最後に、Notionにタスク登録するフローを作ります。
Notionの場合は、「アプリと連携する」機能で設定していきます。
kintoneと同じように、どの項目にどういう内容を登録するかが設定できるので、設定していきます。
こちらもテストができるので、試してみます。うまく動いたようです。
Notionのタスクリストにもデータが登録されています！
出来上がったフロー
これですべての設定が完了しました。最終的にはこのようなフローができあがっています。
- お客様がWEBフォームから問い合わせを行う
- 見込み顧客としてkintoneの顧客データベースに登録する
- 問い合わせ対応のタスクをNotionのタスク管理ボードに登録する
という一連の流れが、簡単な設定で実現できました！
完成後は以下のようなWEBフォームが公開できるので、こちらをお問い合わせフォームとして運用できます。
お問い合わせがあるたびに、自動でkintoneやNotionにデータが登録されて、業務を効率的に進めていくことができます。
おわりに
Yoomの活用サンプルはいかがでしたか？
このほかにも、TeamsやSlackに通知するといったフローを簡単に作成できます。NotionではなくBacklogやTrelloでタスク管理している場合は、それらに置き換えることもできます。
アイディア次第で、普段使っているクラウドサービスをもっと便利に、楽に使えるようになります。
Yoomの料金について
気になるYoomの料金ですが、無料のフリープランと、月額27000円からのスタンダードプランが用意されています。（詳細はこちら）
フリープランはフローの数や実行回数に制限がありますが、お試しや小規模での利用におすすめできます。フリープランで試して、本格的に使う場合はスタンダードプランに移行という形がいいかもしれません。
JCS DX推進グループとYoom
JCS DX推進グループでは、これまではMicrosoftのPower Automateを使った自動化を多く手がけていましたが、Yoomも積極的に提案していきたいと思っています。
国産ツールとのスムーズな連携と、WEBフォームやデータベースを自身で作れるということが、Yoomの特徴であり、強みだと感じます。
JCSは、サイボウズ社とYoom社の公式パートナーとして、kintoneとYoomの導入およびサポートを行っています。
ご相談は無料で承りますので、kintoneとYoomの連携に興味がございましたら、お気軽にご連絡ください。
この記事を書いた人
Yamada Takahiro
kintone認定カイゼンマネジメントエキスパート。事業責任者、PjM、開発、セールス、PR、マーケティング、組織管理と幅広く活動しています。いま好きなマンガはアオアシとキングダム。
Twitter：@yamada_jcs