どうして必要？kintoneの自動採番プラグイン
JCSは、2025年の1月にkintone用の自動採番プラグインをリリースしました。その名の通り、kintoneアプリのレコードに、自動で「J-001，J-002，J-003・・・」といった連番を付与できるプラグインです。
今回は、その自動採番プラグインがなぜ必要なのかを説明します。
Googleで「自動採番」と検索すると、kintone関連のページがたくさん出てきます。そんな、kintone特有ともいえる自動採番の課題。
実は何が問題なのかわからないという方も多いので、詳しく紐解いていきましょう。
レコード番号ではダメなの？
kintoneはレコード番号というフィールドで自動採番ができます。ただ、レコード番号には少し課題があります。
サイボウズが提供する開発者向けサイトであるcybozu developer networkでも、レコード番号では不都合が生じるため、自動採番プラグインが必要という言及があります。
どんな不都合があるかは上記サイトでも説明がありますが、例を交えて説明します。
自動採番を使いたい場面
ルックアップフィールドを使うときなど、レコードを一つに特定すべき場面があります。
例として、顧客マスタ。同姓同名を考慮すると、顧客名だけではレコードを一つに特定できません。そういった際は、以下のように、顧客コードのような番号を付与して判別することが一般的です。
- 00025番の田中洋介さん
- 04261番の田中洋介さん
レコード番号の不都合とは？
この顧客コードにレコード番号を使った場合、どんな不都合があるでしょうか。顧客マスタに1000件のデータを登録する場合を例に説明します。
- 顧客コードは1～1000までの番号が自動で付与されます。
- データ修正などの都合で、いったん全て削除してから、同じデータをCSVでインポートするとします。
- 顧客コードが1001～2000という番号に変わります。
レコード番号は、上記のようにデータを入れ直した場合、利用者側で番号のコントロールができません。
顧客コードは、顧客を判別するために様々なアプリで参照されます。その番号が自分たちでコントロールできない状態になるのは、少し怖い部分があると思います。
例えば、この顧客のコードは元々0005番だったんだけど、1020番に変わったので、参照するアプリに保存していたコードと、マスタ側のコードがずれてしまった・・・。といった状態になりかねません。
自動採番プラグインを使うメリット
自動採番プラグインを使った場合、レコード番号とは違い、CSVインポートの際に好きな番号を登録できます。自分達で番号のコントロールができるので、データの移行や再インポートの際、レコード番号のような不都合が起きません。
データの移行や再インポートを行うかどうかは、アプリを作った時点では断言できません。そうであれば、なるべく将来的にも困らない状態でアプリを作ることが望ましいと思います。そのために自動採番プラグインをご活用ください。
もちろん、レコード番号では実現できない採番ルールなので、自動採番プラグインを使うという活用方法も全く問題ありません。
自動採番プラグインの選定ポイントは？
自動採番プラグインを選ぶ際にとても参考になるのが、伴走ナビさんの比較記事。 選定ポイントがわかりやすく書かれており、自動採番の理解が深まります。
特に、「レコードのアクセス権と共存できるか」という点は重要です。
例えば、アクセス権の都合で以下のようなケースがあります。
- Aさんから見えるレコードの最大番号は50
- 実際登録されている全レコードの最大番号は55
こういった際、Aさんが「51」という番号で保存しようとすると、番号が重複してエラーになってしまいます。
こういった事象を避けるために、「APIトークン」に対応したプラグインが必要です。APIトークンを使うことで、使っているユーザーの権限に関係なく、全てのレコードをもとに採番できるのです。
- Aさんには50までしか見えない
- APIトークンは55まで把握して、「56」と採番する
この機能によって、番号の重複エラーを避けられます。
とりあえず無料で入れるなら、JCS！
先ほどの記事でいくつか無料プラグインが紹介されていますが、
- APIトークンに非対応
- モバイル版に非対応
- 設定方法がわかりにくい
など、一長一短であることがわかります。
JCSとしては、kintoneに自動採番プラグインが必要不可欠なものなのであれば、「APIトークンにもモバイル版にも対応して、わかりやすくて無料のもの」が必要だと考えました。
それが、JCSの自動採番プラグインです。
JCSの自動採番プラグインは、シンプルでわかりやすく、幅広いお客様に安心してご利用いただけます。
[こちらのページ]で紹介していますので、ぜひご覧ください。
有料のプラグインはどういう場合に選ぶ？
JCSのプラグインは、シンプルな機能に徹しています。以下のような場合は有料のプラグインを選びましょう。
一括採番したい
一般的な自動採番プラグインは、画面上で「保存」を押したタイミングで採番されます。そのため、CSVインポートした場合にはコードが付与されずに困るといったケースがあります。
そんなときは、一括採番機能を持ったプラグインを使いましょう。JCSのおすすめは、Crena社のプラグインです。
機能面はもちろんのこと、自動採番やタブ表示などの7個のプラグインが含まれるライトプランは月額3,000円と安く、コストパフォーマンスが非常にいいです。
複雑な採番がしたい
採番ルールはできればシンプルにできればいいと思います。ただ、連番の前に計算結果を入れて、連番の後ろに特定のフィールドの値を入れて・・・など、どうしても複雑な採番ルールを実現したい場合があるかもしれません。
そんな場合は、rex0220さんの算式採番プラグインをおすすめします。
様々な関数・計算式を交えた採番が実現できます。逆に言うと、これでできない採番はあきらめたほうがいいかもしれません・・・。
まとめ
JCSでは、以下のようなイメージで採番プラグインを選定しています。参考にしてみてください。
色々ととっつきにくい話もありましたが、自動採番プラグインは「必要ではあるもののちょっと難しい」ものです。
記事を読んでもよくわからない、不安な点があるといった場合には、JCSの伴走支援サービスをご検討ください。他社製の自動採番プラグインも含めて、あなたに合ったプラグインの選定や導入支援をいたします。
よろしければ、サービス概要をご覧ください。
この記事を書いた人
Yamada Takahiro
kintone認定カイゼンマネジメントエキスパート。事業責任者、PjM、PdM、開発、セールス、PR、マーケティング、組織管理と幅広く活動しています。いま好きなマンガはアオアシとキングダム。
Twitter：@yamada_jcs