kintoneの情報を、添付ファイル付きで自動メール配信する方法！

kintone

2023年07月27日

kintoneのデータを使ってメール配信をするには

kintoneの情報をもとに、自動メール配信がしたい！できれば添付ファイル付きで！

複数のお客様から、そのようなお声を聞くことがありました。

kintoneは、顧客や営業情報の管理に使われることが多いです。そのため、kintoneのデータをもとに顧客にメールしたいという要望は多いと思います。弊社自身も、メール配信のカスタマイズを行って業務を効率化しています。

kintoneからメールを送る場合、kMailerやメールワイズなど、複数の選択肢があります。ただ、機能が合わない、費用感が合わないといったことも少なくありません。そのような場合、我々はもう少し選択肢を広げて解決策を探します。

費用を抑えつつ、要望も叶えるメール配信の方法の一つに、自動化サービスのMakeと、メール送信サービスのSendGridという海外製サービスを使った解決策があります。

今回は、それらのツールを使った低コストで済む、添付ファイル付きメールの自動配信についてご紹介します。

複数のクラウドサービスを連携して、自動で動かすことのできるノーコードツールです。

例えば、以下のような自動化を実現することができます。

弊社で取り扱っている、Yoomとも似たサービスです。

登録するだけで簡単にメール配信が始められる、クラウドベースのメール配信サービスです。API接続によって、Makeを含めた他システムと簡単に連携してメールを送ることができます。

このような強みを持つサービスです。

Makeでは、画像のように、サービスとサービスをつなげたフローを作ることができます。以下の4つの手順でメールの自動配信ができますので、簡単にご説明します。

Makeはタイマー起動ができるので、毎日特定の時間に動かすように設定します。そして、kintoneにはあらかじめメールの送信予定日を保存しておきます。

まず、Makeの起動日とkintoneに保存されたメール送信予定日が同一のレコードを抽出します。例えば、Makeが7月20日に起動した場合、kintoneのメール送信予定日が7月20日となっているレコードが抽出対象（メール送信するデータ）になります。

①で複数のレコードが抽出された場合、その数だけメールを送りたいですよね。そんなときは、「Iterator」機能を使います。これにより、レコードの数だけ、次の③～④の処理が繰り返し実行されます。

①で取得したレコードに保存されている、添付ファイルを取得します。これがメールに添付するファイルとなります。

①で取得したレコードの情報（顧客名やメールアドレス）と、③で取得した添付ファイルをもとに、SendGridでメールを送信します。

最終的には、このように添付ファイル付きでメールが送信されます。

請求書を送ったけれど反応のないお客様に再送・・・といったことも、自動で行うことができます。

Make、SendGridともに無料利用枠があるサービスです。そのため、作成する上での知識や時間は必要ですが、かける費用は最小限から始められます。

プラグイン費用捻出が難しい・・・稟議のハードルが高い・・・そんな中でも、業務効率化は進めたいですよね。今回の記事をヒントにしていただければと思います。

よさそうだけれど、自分には少しハードルが高そう・・・こんなことはできないの？といったことがありましたら、ぜひJCSにご相談ください。

JCSは、お客様の状況に応じて、今回のような海外サービスや、自社・他社のプラグインなど、様々な選択肢から最適な解決策をご提案します。

kintoneでお悩みの方、こういうことはできないかと思っている方は、ぜひお気軽にご相談ください。一人で悶々と悩む時間だけではなく、誰かと話すことでいいアイディアが見つかった経験はありませんか？私自身も、とりあえず誰かと話して考えを整理したり、新しいアイディアをもらうということはよくあります。

kintoneは我々のようなパートナーに加えて、ユーザーコミュニティなどの様々な選択肢があります。うまく活用して、ひとりの力ではなく、みんなで協力して業務改善を進めていきましょう。

Yamada Takahiro

kintone認定カイゼンマネジメントエキスパート。事業責任者、PdM、PjM、開発、セールス、PR、マーケティング、組織管理と幅広く活動しています。いま好きなマンガはアオアシとキングダム。
Twitter：@yamada_jcs