世田谷区社会福祉協議会様
kintoneで情報を一元管理し、業務効率と連携強化

世田谷区社会福祉協議会様｜https://www.setagayashakyo.or.jp/

地域福祉の推進を目的として、住民をはじめ地域社会を形づくる多様な立場の方々が参画する、社会福祉法に定められた民間の非営利組織です。

誰もが、個人として尊ばれながら、住みなれた地域で安心して生活するために、各種の福祉サービスや相談活動等を通じて、さまざまな場面で地域福祉の向上に努めています。

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検索プラグイン

概要

【目的】
情報を一元管理し、担当者間の連携を強化・効率化したい

【課題】
セキュリティ要件を満たしたうえでの構築が難しい

【結果】
情報の一元管理を実現し、連携が強化され、業務が効率化した

世田谷区社会福祉協議会様は、支援対象者の情報を紙やExcelファイルで管理していました。

協力機関との情報連携も紙やExcelファイルのやり取りで行っていましたが、情報の一元管理や連携の効率化のために、他部門で導入済みであったkintoneの活用を検討されました。

ただ、外部機関との連携やセキュリティ要件の担保など難しい要件を満たしたシステム構築が必要で、ご自身でアプリ作成を進めることは難しい状態でした。

そのため、JCSにお声がけいただき、kintone化を進めることとなりました。

支援記録などの個人情報を扱うため、適切な権限設定が重要でした。

各ユーザーが必要最低限の情報だけにアクセスができ、かつ情報の連携がしやすいように、次のような構築を行いました。

対象者管理アプリを起点に各業務内容に合わせた管理アプリを構築しました。

それぞれのアプリは一意なコードで関連付けされており、対象者の支援状況がひと目で把握できるようになりました。

また、月１回の会議で使用する資料の作成に時間がかかっていましたが、各アプリから情報を集計し、会議資料を自動作成するようにしたことで、大幅な作業時間の短縮につながりました。

支援調整会議アプリ
- 月次の会議用情報を管理するアプリです
- メシウス社のkrewDataを利用して、定期的に各アプリから情報を集計して、レコードを自動作成します
- また、ソウルウェア社のレポトンを利用して、会議用資料を自動生成できるようにしました

各アプリの構築にあたって、JCS製のプラグインを活用することで利便性を向上させています。

検索機能を強化する「検索プラグイン」
kintoneの絞り込み機能は、少し使い方が難しいです。
JCS製の「検索プラグイン」は、フリーワード検索やドロップダウン検索を使うことで、使いやすく、スムーズに情報を検索できます。
前述の支援調整会議アプリなど様々なアプリに導入し、使い勝手が格段に向上しました。

ちょっとした使い勝手が増す「コメント欄非表示プラグイン」
各アプリの詳細画面では、管理するフィールド数が多くなったこともあり、コメント欄を閉じないと全容がわかりにくいということがありました。
JCS製の「コメント欄非表示プラグイン」は、詳細画面でコメント欄をデフォルトで閉じた状態にできます。
このプラグインを設定することで、ユーザーにとって見やすく、かつ必要な時にコメント欄を活用できるため、スマートな使い勝手になりました。