東京盲ろう者友の会様
通訳・介助派遣の手続きをエクセルからkintoneへ移行

東京盲ろう者友の会様｜http ://www.tokyo-db.or.jp/

視覚と聴覚の両方に障害のある「盲ろう者」の自立と社会参加を支援する団体です。

盲ろう者の参加しやすいイベントの運営や、盲ろう者をサポートする通訳・介助者の育成や派遣を行っています。

ご利用サービス

キントレ

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概要

【目的】
kintoneで新システムを構築し、事務作業の負担軽減やミス削減を通じて、より良いサービス提供を実現する

【課題】
Excelやメール管理では作業状況を把握しづらく、転記などの手間が発生している

【結果】
kintoneで一元管理をすることで業務効率化を果たし、よりよいサービスの提供を実現

支援の背景：通訳・介助者派遣の管理をkintoneへ移行し、工程間の連携を改善

東京盲ろう者友の会様では、盲ろう者の方々をサポートする通訳・介助者の派遣手続きを、主にExcelで管理していました。

書類の作成・管理はExcelで行いますが、連絡・送付はメールで行うなど、業務が複数の手段に分かれていたため、「いま案件がどの作業段階にあるのか」を把握しづらい状況が続いていました。

また、複数の書類の内容に相違がないか、誤字・脱字がないかを毎回ダブルチェックする必要があり、担当者の負担が大きくなっていることも課題となっていました。

こうした背景から、Excelで行っていた通訳・介助派遣の手続きをkintoneで一元管理し、業務の効率化と工程間のスムーズな連携を実現することになりました。

対応内容

依頼受付アプリ
- 利用者からの派遣依頼を、事務局が入力・管理するアプリです。
- 利用者情報をマスタ管理することで、二重入力や情報管理の手間を軽減しました。
依頼詳細アプリ
- 受付内容の詳細を入力するアプリです。
- どういった通訳・介助者に依頼すべきかを検討しやすくなりました。
依頼打診アプリ
- 依頼内容をふまえ、通訳・介助者に依頼をするアプリです。
- 通訳・介助者への連絡はこれまでメールで行っていましたが、kintone上で行えるようにしました。
- 進捗ややりとりの状況を可視化し、事務局全体で状況確認ができるようになりました。

複雑な要件をカスタマイズで実現

移行元のExcelがよく作り込まれていたため、機能を落とさずにkintoneへ移行することは大きな課題でした。

Excelでできていたことを再現しつつ、業務上の課題も解決する必要がありましたが、kintoneの基本機能だけでは対応しきれない部分も多く存在しました。

そこで、kintone連携サービスのgusuku Customineを活用して必要なカスタマイズを加えました。テンプレートを選択するだけで文章が自動生成される仕組みなど、様々な便利機能を加えています。これにより、一連の業務をkintone上でスムーズに進められるようになりました。

また、依頼受付など、テーブルを利用して横長になったアプリには、JCSのコメント欄非表示プラグインを導入しました。このプラグインは、コメント欄をデフォルトで閉じた状態にできます。利用者が見やすく、かつ必要な際にコメント欄を活用できるため、スマートな使い勝手になりました。

対応結果

kintoneへの移行により、通訳・介助者派遣に関わる一連の業務をひとつのシステム上で完結できるようになりました。これまでExcelとメールに分散していた情報が整理され、担当者が「いまどの案件がどの段階にあるのか」をリアルタイムに把握できるようになったことで、業務の抜け漏れや確認作業の負担が大幅に軽減されました。

また、文書生成の自動化などにより、これまで手作業で行っていた入力やチェック作業といった時間の削減に加え、誤字脱字や転記ミスの防止にもつながっています。

さらに、依頼状況のステータスをkintoneですぐに確認できるようになったことで、関係者間の連携がスムーズになり、派遣までの流れが以前よりスピーディかつ確実になりました。

結果として、業務全体の効率化と品質向上が実現し、職員の負担軽減だけでなく、利用者への提供価値向上に寄与することができています。

（情報公開日：2025年11月27日）

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