kintoneではじめる業務改善のヒント
kintone、使いこなせてますか？
業務改善のためにkintoneを導入したはいいものの、いざやってみるとうまくいかない…というかそもそも業務改善って何をどうすればいいの？と悩んでいませんか？
こんなお悩みありませんか？
- 改善したい業務がぼんやりしていて、具体的になっていない
- 改善したい業務はあるが、どのように改善すれば良いかわからない
- 手探りでkintoneを触っている状態で、効率が悪い
このページでは、以下のことを目標に解決のヒントになるような業務改善の最初のステップをご紹介します。
- 業務改善の順序がわかる
- 業務改善ではじめにすべきことがわかる
- 改善すべき業務の箇所が明確になる
kintoneができること
kintoneは散らばっている情報を管理したり、蓄積したり、まとめたりすることが得意です。
- 業種・業務に縛られない、あらゆる情報の管理
- データの集約・蓄積
- 申請や承認業務に必要なワークフローの作成
この特性を十分活かすためにも、まずは業務改善の準備から始めましょう。
業務改善のための準備ステップ
まずは、現状で抱えている問題やその原因がどこにあるのかを探ってみましょう。
いきなり改善しよう！と思い立って、kintoneを触ってみてもすぐに行き詰まってしまったり、本来の課題とは関係のない箇所を変えてしまうことになるかもしれません。
例：kintoneで日報を管理したい
業務改善のステップには大まかに上記の図のような流れがあります。
改善したい範囲の大きさや重さによっては、必ずしも全てのステップが必要ではないので流れを掴む程度でOKです。
今回は赤枠で囲った、目的の設定と課題整理についてお話します。
目的の設定
まずは、業務改善するための目的を具体的にしましょう。
その方法として現状の日報管理をフロー図で書き出して、全体を俯瞰してみるのがおすすめです。
このときに、登場人物も書き出してどのプロセスに誰が関わっているのかを一緒に把握しておきましょう。
課題の整理
問題の可視化
続いて、フロー図の中でどの箇所に問題があるのかを考えてみましょう。
実際に不満や悩みを抱えている対象者へヒアリングをし、どの問題がどのプロセスに当てはまるのかを考えてみます。
このステップを行うことにより、問題だと思っていた箇所が1箇所ではなく実は複数あったり、またそれぞれが影響し合っていた…など今まで見えていなかった課題が見えてくるかもしれません。
課題の分析
次に課題の分析をしてみます。
ヒアリングによって明らかとなった問題は、まとめるとどのような課題となるのか…要約や言い換えをして課題へ昇華させましょう。
メンバー・管理者が抱える問題
- 日報を書くのが面倒
- Teamsでいちいち上司へ完了報告をするのが面倒
- 形骸化していて日報を書く気が起きない
- 1つ1つ日報を開いて確認するのが面倒
- 日報へのリアクションをもっと簡単にしたい
- 各メンバーの日報の書き方が異なるため、確認しづらい
課題
- 手書きやExcelだと記入も管理も面倒で時間がかかる
- 社員の業務内容が把握しづらい
- 日報を情報共有に使いたいが、うまく活用できていない
解決策の検討
課題の整理が終わったら、どのようにして課題を解決するかを考えてみましょう。
アプリで改善できるものもあれば、業務フローを変えたほうがいいケースもあります。
kintoneの経験が少ない場合、どのように実現するのがベストかわからなかったり、相談相手が欲しいと感じるのがこのステップです。
そのような場合は、kintone経験者のサポートを検討してみてください。
サイボウズオフィシャルパートナーへの相談がおすすめです。JCSも、このような課題整理の段階から多くの会社をサポートしています。
まとめ
このページでは、業務改善をするための準備・ステップについてご紹介しました。
「業務改善」となると、主語が大きく大掛かりなイメージを持ってしまうかもしれませんが、難しく考えすぎず、まずは課題を整理するところから始めてみましょう！
頭の中ではなんとなく課題がわかっていると感じていても、いざ可視化してみると想像と違っていたり、思いがけないところに問題があったりします。
ゴールが見えないまま解決策を模索するのも辛いと思いますので、頭を整理しながら解決を目指してみましょう。
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