kintoneで「一時保存」を実現したら現場に喜ばれた話
はじめに
kintoneを運用していると、次のような要望をいただくことがあります。
「途中まで入力した内容を一時保存したい」
しかし、kintoneの基本機能では、必須項目が未入力の場合、レコードを保存することができません。そのため、入力途中で一度保存したい場合でもエラーとなってしまい、運用上の課題になることがあります。
本記事では、プラグインを活用して一時保存に近い仕組みを実現した事例をご紹介します。
背景と課題
今回対象となった業務では、入力項目が多く、必要な情報が後から揃うケースもあるため、一度で入力を全て完了できないことがありました。
しかし、kintoneでは必須項目が未入力の状態では保存できません。そのため、
- 入力途中で保存できない
- 入力途中で離脱してしまうと、一から再入力が必要
- メモや下書き用のアプリに一時退避する
といった非効率な運用が発生していました
現場からも、
「途中まで入力して、あとで続きをやりたい」
「情報が揃ってからじゃないと登録できないのが困る」
業務の特性上、一時保存ができないことがボトルネックになっていた状況です。
解決方法：必須チェックの制御による“一時保存”
今回使用したのは「kintone 項目選択フィールド連動各種設定プラグイン」です。
このプラグインを活用することで、選択フィールドの値に応じて必須項目の
有効／無効を切り替えることができます。
実装内容
① ステータス用フィールドの用意
ラジオボタンで状態を管理します。
- 下書き（＝一時保存）
- 申請（＝必須チェックあり）
② プラグインによる制御
- 「下書き」の場合 → 必須チェックを無効化（未入力でも保存可能）
- 「申請」の場合 → 必須チェックを有効化（未入力はエラー）
実現できること
この仕組みにより、通常はできない「必須項目が未入力の状態での保存」が可能になります。
- 入力途中でも一旦保存できる
- 後から編集して完成させる
といった運用が実現できます。
なぜこの方法が有効なのか
kintoneの基本機能では、必須項目が設定されている場合、未入力のままでは保存することができません。
そのため、
- 「途中まで入力して保存する」
- 「後で続きを入力する」
といった運用は、基本機能だけでは実現が難しいです。
今回のようにプラグインを活用することで、状態に応じて必須チェックを切り替えることができ、実務に即した柔軟な入力フローを実現できます。
導入後の効果
実際に導入した結果、以下のような変化が見られました。
- 入力途中での離脱が減少
- 入力漏れの減少
また、
「途中で保存できるのが助かる」
「エラーで止まらないのがいい」
といった現場の声もあり、運用負荷の軽減につながりました。
注意点
運用する上では、以下の点に注意が必要です。
- 「下書き」と「申請」の状態を明確に区別する
- 一覧画面で状態が分かるようにする
- 未完了データが溜まりすぎないようにする
仕組みだけでなく、運用ルールもあわせて設計することが重要です。
まとめ
kintoneの活用においては、大きなカスタマイズだけでなく、こうした小さな工夫が大きな効果を生むことがあります。今回は、
- プラグインで必須チェックを制御する
- 入力途中でも保存できるようにする
- 状態によって入力制御を切り替える
といった工夫で、現場にフィットした運用が実現できました。「入力が途中で止まってしまう」「必須項目が原因で業務効率が悪い」といった課題がある場合は、ご紹介した方法をぜひお試しください。
kintoneをもっと活用したい方へ – キントレのご紹介
今回ご紹介した「kintone 項目選択フィールド連動各種設定プラグイン」のように、kintoneは工夫次第で業務にぴったりの仕組みを作ることができます。 しかし、「やりたいことはあるけど設定が難しい」「そもそもどう作ればいいかわからない」など、実際に取り組む中で壁にぶつかることも少なくありません。
そんな時は、私たちのような支援会社を活用するのも一つの方法です。 JCSでは、kintone活用支援サービス『キントレ』を提供しています。現場の課題や要望を丁寧にヒアリングし、業務に合わせた最適なカスタマイズや運用サポートを行います。
「もっと便利に使いたい」「社内での活用を広げたい」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。
しゅん
2023年からkintoneを勉強中！
kintoneを使った伴走支援を中心に現場の「これ、なんとかならないかな」に寄り添いながら日々活動中です。
サウナが好きで、月1は絶対に行きます（ととのいたい）。